Conceito de POP Inserindo um novo POP Consultando os POPs

Anexando documentos aos POPs Editando um POP Excluindo um POP

POP

POP - Procedimento Operacional Padrão. É o registro da descrição detalhada de um procedimento padrão da empresa. É o que fazer, como fazer, com que frequência.

O objetivo primário do POP é fazer com que pessoas que executem a mesma tarefa, o façam de forma uniforme.

Permite a verificação de cada uma de suas etapas.

A elaboração de um POP fundamenta-se basicamente em fazer o mapeamento de um processo específico, contemplando todos os passos para a realização deste.

A pessoa que executa a tarefa deverá participar da confecção do POP e antes da implantação do POP, todas as pessoas envolvidas deverão ser treinadas.

Os POPs estarão disponíveis para todos os que tiverem permissão para tal.

Qualquer alteração ou revisão no POP, deverá ser solicitada ao responsável do setor que poderá gerar uma não conformidade e reunir a equipe para verificar se a alteração proposta não cria impacto negativo no processo em geral.

Exemplos de POPs :

Inserindo um novo POP:

Clique no ícone de inclusão de registros, localizado abaixo da opção sobre o POP para abrir a ficha de inclusão de um POP.

Título: Inserir o título do POP. Ex: Atender o telefone, Checar óleo das máquinas do setor 2, Desligar válvulas das máquinas da produção.

Em uso desde: Inserir a data em que o POP entrou em uso.

Palavras chaves: Inserir as palavras que servirão de parâmetro para uma futura busca. Para o POP "Atender o telefone", temos como exemplo: secretária, atendimento, telefone, chamado, cliente.

Frequência de revisão: Inserir a frequência desejada para que o POP seja revisto e o GPS irá alertar ao criador deste POP na data para que seja efetuada a revisão. As opções são: anual, semestral, trimestral, bimestral, mensal, semanal, diária, não controla.

Se a opção "não controla" for selecionada, o GPS não vai gerar o alerta para a revisão deste POP.

Frequência de execução: Selecionar a frequência para a execução da tarefa descrita no POP. As opções são: Quando necessário, Agendar data, Diária, Semanal, Mensal, Anual. Quando agenda-se uma data ou determina-se uma frequência para a execução de um determinado POP, o GPS irá gerenciar este POP de maneira que ele seja visto futuramente na agenda dos cargos relacionados a ele.

Tempo para executar: o tempo deverá ser inserido em minutos, dentro de uma previsão de tempo necessária para a execução da tarefa.

Ao término da inclusão de registros, clique em SALVAR.

Como anexar um documento a um POP:

Depois de criado o POP, selecione-o, deixando em destaque com a barra vermelha, e clique na opção Sobre o POP > Anexos.

A tela para o upload dos anexos será aberta e os documentos deverão ser enviados um a um. É possível enviar qualquer tipo de arquivo.

Consultando um POP:

Para sabermos do que se trata um determinado POP, devemos clicar na opção Exibir, onde veremos a ficha completa do POP selecionado.
Para vermos a ficha deste POP, devemos clicar no ícone consultar .

No modo de exibição, podemos visualizar o código do POP , que é gerado automaticamente pelo GPS, o título, a data em que ele entrou em uso, as palavras chaves utilizadas para que seja realizada uma busca, a frequência da revisão e a frequência de execução deste POP, a última alteração que foi feita no conteúdo deste POP e quem a realizou.

Na versão de registro vemos quantas vezes este arquivo foi alterado.

Cargos relacionados: Mostra os cargos que estão relacionados ao POP selecionado.

Equipamentos: Mostra os equipamentos que estão cadastrados e foram selecionados para a execução deste POP.

Suprimentos: Mostra os suprimentos que estão cadastrados e foram selecionados para a execução deste POP.

Anexos: Mostra os documentos que foram anexados ao POP.

Pops relacionados: Mostra os POPs relacionados a este POP.

Como editar o conteúdo de um POP e inserir os equipamentos, suprimentos e cargos relacionados a ele:

Para editar a ficha de um POP, basta selecioná-lo, deixando-o em destaque com a linha vermelha e clicar no ícone de edição.

Para inserir os equipamentos, suprimentos e cargos a que se referem este POP e criar um texto descritivo sobre este POP, devemos clicar na opção Sobre o POP, onde irão aparecer as opções: Texto, Cargos, Equipamentos, Suprimentos, Anexos, POPs relacionados e ao abrir cada opção desta, podemos editar o seu conteúdo, clicando também no ícone de edição .

Texto: Abre uma tela para exibição ou edição do texto relacionado ao POP selecionado.

Cargos: Abre um campo para a busca e seleção dos cargos que estarão relacionados a este POP ou mostra os cargos que foram selecionados previamente.

Equipamentos: Abre um campo para a busca e seleção dos equipamentos que estarão relacionados a este POP ou mostra os equipamentos que foram selecionados previamente.

Suprimentos:Abre um campo para a busca e seleção dos suprimentos que estarão relacionados a este POP ou mostra os suprimentos que foram selecionados previamente.

Anexos: Mostra os documentos que foram anexados ao POP. Se não tiver nenhum documento anexado, o GPS irá perguntar se você deseja incluir algum anexo.

Pops relacionados: Mostra os POPs relacionados a este POP.

Como excluir um POP :

Para excluir a ficha de um POP, basta selecioná-lo, deixando-o em destaque com a linha vermelha e clicar no ícone de exclusão .

Uma tela de confirmação para esta exclusão irá aparecer. Caso deseje realmente excluir o POP em questão, clique em OK. Caso contrário, clique em cancelar.